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Digitalisieren für ein ERP-System für die Wohnungswirtschaft

„Wir haben hohe Ansprüche an unsere Outputlandschaft. Sie muss sich in ein branchenspezifisches ERP-System einbinden lassen, in einer CITRIXUmgebung laufen und große Druck- und Scan-Jobs intelligent verarbeiten. Vor allem aber muss sie einwandfrei funktionieren, damit mein IT-Team und ich uns auf die wirklich wichtigen Herausforderungen konzentrieren können“, sagt Stefan Laux, Leiter des IT-Managements bei der WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH.

Die Herausforderung: Die WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH stellt besondere branchenspezifische Anforderungen, schreibt europaweit aus und wünscht sich einen individuellen Service, damit alles einwandfrei läuft.

Mit mehr als 30.000 Wohnungen und rund 285.000 Quadratmetern Gewerbefläche ist die WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH der größte landeseigene Immobiliendienstleister in zentralen Innenstadtlagen von Berlin. 400 Mitarbeiter sind bei dem Unternehmen beschäftigt, das Wohn- und Gewerberäume vermietet, verwaltetet und weiterentwickelt. Als städtisches Unternehmen schreibt die WBM europaweit aus. Dies war auch der Fall, als die Outputlandschaft mit insgesamt 50 Systemen an sechs Standorten komplett erneuert wurde.

Über 270 Kriterien mussten in den Angeboten berücksichtigt werden. „Die Findeisen Bürotechnik GmbH hat alle sehr detaillierten Leistungsbeschreibungen erfüllt“, sagt der Leiter des IT-Managements von WBM Stefan Laux. Schlussendlich waren zwei Mitbewerber übrig, die zu einer Probestellung eingeladen wurden. Die Aufgabe war, möglichst schnell große Scan-Jobs parallel an mehreren Multifunktionssystemen zu erledigen. „Wir haben gerne mal 2000 bis 3000 Seiten, die zügig digitalisiert und abgelegt werden müssen. Die UTAX-Systeme haben 60 Sekunden gebraucht vom Start des Scans über die Zuordnung bis zur Ablage. Damit hatte Findeisen das Rennen gemacht.“

Natürlich zählt bei einer derartigen Ausschreibung in erster Linie die Leistungserfüllung zum bestmöglichen Preis. „Als Service-Partner vor Ort“, ergänzt Jana Findeisen, Geschäftsführerin der Findeisen Bürotechnik GmbH „konnten wir darüber hinaus mit Schnelligkeit, unseren Spezialisten als festen Ansprechpartnern und flexiblen Einsätzen nach Bedarf punkten.“ Wichtig sei dabei auch der menschliche Faktor gewesen. „Das Zusammenspiel der WBM-Experten und unserer IT-Mannschaft hat einfach gepasst.“

Für den IT-Chef der Berliner Wohnungsbaugesellschaft zählt in erster Linie, dass die Outputlandschaft läuft. Und das tut sie seit zwei Jahren geräuschlos. „Das muss so selbstverständlich sein wie der Strom aus der Steckdose. Es ist eine von meinen vielen Verantwortlichkeiten als IT-Manager, für meine Kolleginnen und Kollegen eine einwandfrei funktionierende Druck-, Scan- und Kopier-Infrastruktur aufzusetzen. Das gelingt uns mit dem UTAX-Vertriebspartner. Wir als IT-Verantwortliche können unter dieser Voraussetzung mehr Ressourcen für die eigentlich wichtigen Dinge aufwenden, nämlich Unternehmensprozesse in Zeiten der Digitalisierung kreativ weiterzuentwickeln.“ Hierzu gehört auch, papierarm und zeitsparend zu arbeiten.

Digitalisieren für ein ERP-System der Wohnungswirtschaft

Bei über 30.000 Wohnungen hat die WBM es regelmäßig mit zigtausenden Abrechnungen zu tun. Sie einzeln einzuscannen und händisch im dazugehörigen Ordner abzulegen, wäre enorm aufwändig. Deshalb wurde dieser Vorgang mithilfe der UTAX-Multifunktionssysteme und dort hinterlegter Workflows automatisiert. Stefan Laux erläutert den Vorgang: „Wir arbeiten mit dem ERP-System Wodis Sigma, einem speziellen Enterprise-Resource-Planning für die Wohnungswirtschaft. Unsere Outputlandschaft muss in der Lage sein, Verknüpfungen in dieses Fachsystem herzustellen, mit dem wir alle Kernwendungen für unsere Geschäftsprozesse lenken. Ein zentraler Ort in diesem System ist die elektronische Mieterakte. Diese müssen wir automatisch ansteuern können, wenn von außen Dokumente, wie zum Beispiel Betriebskostenabrechnungen, digitalisiert und eingespeist werden.“ Dies gelingt, indem auf jeder Rechnung ein Barcode abgedruckt ist, der das entsprechende Mieterkonto definiert. Das Multifunktionssystem erkennt den Barcode beim Scannen und legt das als pdf komprimierte, textdurchsuchbare Dokument direkt dort ab.

In einer CITRIX-Umgebung arbeiten

Die WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH arbeitet in einer CITRIX-Umgebung. Alle Vorgänge des Geschäftsalltages sind zentral auf Servern in einem Rechenzentrum gespeichert. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben unabhängig von Art und Ort des Zuganges darauf Zugriff: egal mit welchem Device – ob von einem Laptop, einem PC oder einem Smartphone – oder wo sie sich gerade befinden, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. „Selbstverständlich müssen alle Druck-, Kopier- und Scanaufträge über CITRIX funktionieren. Auch der Service, der die Outputlandschaft betreut, muss sich mit der Oberfläche auskennen, um dort Anpassungen vornehmen zu können, wenn es erforderlich ist“, sagt Stefan Laux.

Follow-Me-Printing für mehr Sicherheit

Eine Arbeitsweise in der Cloud setzt besondere Sicherheitsanforderungen voraus. Dies gilt auch für den Umgang mit ausgedruckten Dokumenten. Die gesamte MFP-Flotte arbeitet nach dem Prinzip des Follow-Me-Printings. „Den ersten wichtigen Schritt Richtung mehr Sicherheit beim Drucken sind wir mit der Vorgängerlösung schon gegangen. Jetzt haben wir die Möglichkeiten noch verfeinert“, erklärt Laux. „Unsere Mitarbeiterkarten dienen als Authentifizierungsinstrument, mit dem sich der Nutzer am Multifunktionssystem seiner Wahl anmeldet, um seine Druckaufträge zu aktivieren. Alternativ hat jeder eine vierstellige PIN.“ Die Vorteile: keine vergessenen Papierberge mehr am Drucker und keine vertraulichen Dokumente mehr offen auf dem Büroflur. Vor allem für Arbeitsbereiche mit sensiblen Daten, wie zum Beispiel der Personalabteilung, ist dies wichtig. „Wer einen Druckjob mit extrahoher Auflage losschickt oder einen DIN-A3-Auftrag, erhält als besonderen Service eine E-Mail mit einem Hinweis, an welchen für diese Anforderungen ausgelegten Systemen er seine Dokumente abholen kann.“

Die Umwelt schonen

Auch bei der Nachhaltigkeit konnte der UTAX-Vertriebspartner Findeisen Bürotechnik GmbH überzeugen. Als Landesunternehmen achtet die WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH auf ökologische Verträglichkeit. „Bei den UTAX-Systemen hat uns die umweltschonende Lösung gefallen, dass leere scharz/weiß-Tonerkartuschen als Resttonerbehälter weiter genutzt werden können. Bei rund 50 MFP und Druckern im Haus summiert sich das. Wir reduzieren Plastikmüll und wirtschaften nachhaltiger“, so IT-Manager Stefan Laux abschließend.

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