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Digitalisierung im öffentlichen Sektor: Zeiterfassung per App ersetzt Stundenzettel

Der Baubetriebshof der Samtgemeinde Boffzen in Niedersachsen erfasst Arbeitszeiten von Mitarbeitenden künftig digital mit der Anwendung „Zeitblick“ von UTAX. Bei der Einführung der cloudbasierten Lösung unterstützt der Partner Andree Bürozentrum. Nach kurzer Testphase wurden 15 Lizenzen erworben. Seit Anfang 2022 erfolgt die Stundenerfassung nun digital, wodurch die Verwaltung um 20 Arbeitsstunden entlastet wird.

Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Arbeitgeber in der Europäischen Union (EU) die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen müssen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll die Rechte der Arbeitnehmer stärken, eine faire Bezahlung fördern und die Gesundheit der Angestellten schützen. In vielen Großunternehmen ist es daher bereits gelebte Praxis, die Arbeitszeit digital zu dokumentieren.

Praxisorientierte Lösung unterstützt Flexibilität der Mitarbeitenden

Doch wie meistern kleine und mittlere Unternehmen (KMU) die EuGH-Vorgaben? Investitionen in eine aufwändige Zeiterfassungsinfrastruktur, sowohl im Hinblick auf die Hard- als auch die Software, lohnen sich für Betriebe mit überschaubaren Mitarbeiterzahlen nicht. Eine Lösung kann eine cloudbasierte Zeiterfassung sein, wie sie „UTAX Zeitblick“ ermöglicht. Der Baubetriebshof der Samtgemeinde Boffzen in Niedersachsen hat es ausprobiert.

Die Samtgemeinde Boffzen gehört zum Landkreis Holzminden in Niedersachsen. Rund 7.500 Einwohner leben hier. Der Baubetriebshof der Gemeinde ist ein Dienstleister für die Kommune. 14 der 45 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind vorwiegend draußen im Einsatz. Sie pflegen die gemeindlichen Außenanlagen – wie Parks, Straßenbegleitgrün oder den Friedhof – und halten Liegenschaften wie Schulen und Wohnungen instand. Zudem übernehmen sie den Winterdienst. Auch bei besonderen Projekten, wie dem Bau eines Spielplatzes, ist der Baubetriebshof eingebunden. Unterschiedliche Berufsbilder sind unter dem Dach des technischen Dienstes zu finden: darunter Gärtner, Tischler oder Landmaschinenmechaniker. Was sie eint ist die Tatsache, dass sie viel in der Samtgemeinde Boffzen unterwegs sind. Eine flexible Arbeitszeiterfassung ist für diese Tätigkeiten ideal.

Cloud-Lösung entlastet die Verwaltung um 20 Arbeitsstunden

Philipp Pedall ist Leiter des Baubetriebshofs und erläutert, wie die analoge Zeiterfassung vor der Modernisierung organisiert war. „Bevor wir die digitale Zeiterfassung eingeführt haben, hat jeder Mitarbeiter des technischen Dienstes am Ende des Arbeitstages einen Stundenzettel ausgefüllt, das heißt in Papierform handschriftlich alle wichtigen Angaben dokumentiert.“ Weil es an Wochenenden auch zu Bereitschaftsdiensten kommen kann, ist die Arbeitszeit der Samtgemeinde als Sieben-Tage-Woche angelegt. Über die reine Stundenzahl hinaus halten die Mitarbeiter auch die Art der Tätigkeit fest und ordnen sie einzelnen Berufsgenossenschaften der Kommune zu. Am Ende des Monats wird pro Mitarbeiter eine Monatsübersicht erstellt. Diese wird in Papierform abgelegt und an die Mitarbeitenden in Kopie ausgehändigt. Zusätzlich überträgt eine Verwaltungskraft die Daten in eine Excel-Tabelle, um sie der Lohnbuchhaltung zur Verfügung zu stellen, die der Landkreis Holzminden für die Samtgemeinde Boffzen führt. „Rund 20 Stunden monatlich kostet es die Verwaltung, die analogen Stundenzettel in eine digitale Form zu überführen. Diesen Aufwand wollen wir uns künftig mit der neuen Zeiterfassung sparen“, so Philipp Pedall.

Spontaner Entscheidung folgt rascher Rollout

Die Idee mit der neuen Zeiterfassung entstand im Gespräch mit dem im Höxter ansässigen UTAX-Vertriebspartner Andree Bürozentrum, der die Samtgemeinde seit Jahren bei Büroeinrichtung und -technik berät. Michael Dierkes, Consultant Output Management bei Andree, wollte dem Kunden eigentlich nur ein Drucksystem liefern, als die Sprache auf das Thema Zeiterfassung kam. „Die Zeitblick-App von UTAX habe ich bei mir auf dem Handy und konnte sie direkt vor Ort demonstrieren. Es hat spontan überzeugt“, erzählt der Experte für intelligente Bürolösungen. Im Dezember 2021 wurde die Zeiterfassungslösung über die Testlizenz des UTAX-Vertriebspartners für einen Probelauf gleich für alle 14 Mitarbeiter des Baubetriebshofes ausgerollt. Seit Anfang 2022 ist das System im Einsatz, die Einführung verlief unkompliziert. Insgesamt 15 Zeitblick-Lizenzen wurden von der Samtgemeinde erworben.

Datenschutzkonforme Zeiterfassung: App statt Stundenzettel

„UTAX Zeitblick“ funktioniert cloudbasiert, so dass auch mobil zugegriffen werden kann. „Alle 14 Mitarbeiter des technischen Dienstes haben sich die App per QR-Code auf ihr Diensthandy geladen und konnten gleich damit umgehen. Ob digitalaffin oder nicht“, sagt Pedall. Der Leiter des Baubetriebshofes ist als Administrator registriert und kann von seinem PC aus die Zeiterfassung zugreifen, Daten extrahieren und Eingaben vornehmen. In der täglichen Nutzung „stempeln“ sich die Mitarbeitenden nach Ankunft am Arbeitsort über das Handy digital ein – und nach Arbeitsschluss wieder aus. Es wurde eine Kernarbeitszeit von 7:00 bis 16:00 Uhr festgelegt und eine 15-minütige Frühstücks- sowie 30-minütige Mittagspause im System hinterlegt. Auf diese Weise muss im Laufe des Arbeitstages nichts weiter eingetragen werden. „Eine ständige Standorterfassung der Mitarbeitenden erfolgt nicht. Bedenken in dieser Hinsicht konnten wir schnell ausräumen“.

Transparenz schaffen: Einsatz der digitalen Lösung soll erweitert werden

Perspektivisch will die Samtgemeinde die Dokumentation der Arbeitszeit in Papierform für alle Mitarbeitenden abschaffen. Damit das klappt, werden zurzeit noch Spezifizierungen mit Blick auf die spezifischen Anforderungen der Gemeinde vorgenommen – beispielsweise um Überstunden zu erfassen oder die Arbeitszeit künftig je nach Tätigkeit einzelne Lohngruppen zuzuordnen. Darüber hinaus sollen in der App in Zukunft Pläne für Bereitschaftsdienste hinterlegt und individuell definierte Einzelprojekte angewählt werden können, sagt Philipp Pedall. „Als öffentlicher Betrieb stehen wir der Politik Rede und Antwort. Wenn bei uns in der Gemeinde zum Beispiel ein neuer Spielplatz entsteht, könnten die Tätigkeiten, die der Technische Dienst des Baubetriebshofes hierfür leistet, gleich gesondert auf das Projekt gebucht werden. Das schafft Transparenz“.

„UTAX Zeitblick“: Hybride Lösung erlaubt einfache Einführung und individuelle Konfiguration der digitalen Zeiterfassung

Die individuellen Anpassungen in „UTAX Zeitblick“ koordiniert Michael Dierkes mit den Consulting and Solution Experten von UTAX. „Als vertrauter Fachhändler vor Ort kennen wir die Samtgemeinde Boffzen seit Jahren und können uns in die Prozesse reindenken“. Bei individuellen Wünschen kommt das Solution-Team von UTAX ins Spiel. Bei der Auswertung der Urlaubstage wurde bereits Elemente angepasst. Solange noch Details im System nachjustiert werden, laufen analoge und digitale Zeiterfassung in der Gemeinde parallel. Doch das soll bald Geschichte sein. „Zeitblick ist eine kompakte und vielfältig einsetzbare Arbeitszeiterfassung, mit allen notwendigen Features, die bei Bedarf auch individualisiert werden können“, erläutert Oleksandr Schlinsky, Key Account Manager Indirect Sales bei UTAX. Er sieht den großen Vorteil in der intuitiven Bedienung: „Einmal erklärt, kann jeder sofort mit Zeitblick umgehen. Darüber hinaus ist die Zeiterfassung eine hybride Lösung, die unabhängig von der Infrastruktur schnell, kostengünstig und einfach eingesetzt werden kann“. Hybrid deswegen, weil das digitale Ein- und Ausstempeln auf mehreren Wegen möglich ist: am Smartphone, am PC oder sogar per Registrierung mit Chip am RFID-Terminal (Radio-Frequency Identification) des Multifunktionssystems (MFP) – eine Besonderheit der UTAX-Lösung.

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