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Elektronisches Urkundenarchiv: Ein Notariat auf der Überholspur des digitalen Rechtsverkehrs

Ab 1. Juli 2022 müssen Notarinnen und Notare Urkunden immer auch elektronisch in einem Elektronischen Urkundenarchiv verwahren. Das entsprechende Gesetz § 55 Absatz 2 Beurkundungsgesetz (BeurkG) ist schon länger bekannt. Nun wird es konkret. Eingerichtet wird das Archiv zentral von der Bundesnotarkammer, die auf der dazugehörigen Webseite www.elektronisches-urkundenarchiv.de schreibt: „Ab dem 1. Juli 2022 sind alle neu errichteten Urkunden verpflichtend einzuscannen und als ‚elektronische Fassung der Urschrift‘ in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren.“ Notariate, die nicht bereits entsprechende Lösungen implementiert haben, müssen jetzt handeln.

Carsten Kühlich, Rechtsanwalt mit eigenem Notariatssitz in Gladbeck, hat das bereits getan und einen passenden Workflow zur Digitalisierung und Archivierung von Urkunden eingerichtet. Beraten hat ihn dabei sein langjährigen Fachhändler für Bürolösungen, der UTAX-Vertriebspartner Ferdinand Fais Bürotechnik aus Essen. Carsten Kühlich fasst zusammen, welche Auswahlkriterien für ihn im Vordergrund standen: „Die Gewährleistung höchster Sicherheit, die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten datenschutzkonform zuzuordnen und eine zeitnahe sowie alltagstaugliche Umsetzbarkeit bei maximaler Kostenkontrolle.“ Im April 2021 hatte Peter Jankowski, Leiter Verkauf und Technik von Fais Bürotechnik, seinem langjährigen Kunden ein neues UTAX-DIN-A3-Farb-Multifunktionssystem installiert. Im Herbst kam der Anruf von Carsten Kühlich mit der Anforderung, eine Anbindung an das „Elektronische Urkundenarchiv“ der Bundesnotarkammer herzustellen.

„Das ist genau das, was ich brauche!“

Für Carsten Kühlich stand fest: „Ich will mit meiner Kanzlei zu den Ersten gehören, der die Digitalisierung umsetzt und lebt.“ Schon im vergangenen Jahr hatte der Notar berufsrechtliche Seminare besucht, um schnell in die Materie einzusteigen: „Und das gelang auch, weil die neuen Arbeitsweisen in den Lehrgängen live vorgeführt wurden.“ Als Anfang Oktober 2021 Peter Jankowski gemeinsam mit David Lühr vom UTAX Consulting and Solution-Team zur Präsentation ins Notariat kam, wusste Carsten Kühlich genau, was er wollte. In dem Gespräch zeigten sein langjähriger Fachhändler und der Lösungsexperte von UTAX ihm, wie die neuen DIN-A3-Multifunktionssysteme des Notariats, ergänzt um die passende Software, mit der zentralen elektronischen Urkundensammlung verknüpft werden können. Im Anschluss wusste Kühlich: „Das ist genau das, was ich brauche!“

Mit aQrate und ScannerVision in das Elektronische Urkundenarchiv

Zum Einsatz kommen die Software-Lösungen ScannerVision und aQrate. Sie können auf die „Hybrid Platform for Advanced Solutions“ (HyPAS)-fähigen Systeme aufgespielt werden, die dank dieser Technik um individuelle Anwendungen erweitert werden können. aQrate ist wie eine Steuerungszentrale, die alle Druck-, Scan- und Kopierjobs am UTAX-Multifunktionsprinter (MFP) sicherer macht, denn mit der Lösung greift das Prinzip „Follow2Print“, sprich der Druckauftrag ‚folgt‘ dem Nutzer. Erst wenn dieser sich am Multifunktionssystem per PIN oder Chipkarte angemeldet hat, erfolgt der Ausdruck, der vorher am PC oder auch mobil ausgelöst wurde. Ähnlich funktioniert das personalisierte Scannen „Scan2Me“: Nach einer Authentifizierung am MFP scannt das System nach einem individuell auf die Person zugeschnitten Workflow und legt das Dokument zum Beispiel in einem persönlichen Verzeichnis ab oder sendet es an eine definierte E-Mail-Adresse.„aQrate schafft die Voraussetzungen dafür, dass die notwendigen Sicherheitsanforderungen für eine Anbindung an das Elektronische Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer erfüllt werden können“, so UTAX Consulting and Solution-Experte David Lühr. Ergänzend dazu sorgt ScannerVision für mehr Effizienz und eine geringe Fehlerquote bei Erfassungsprozessen. Durch die Lösung wird ein durchsuchbares PDF erstellt. Mit einer Berührung am Bedienfeld des Multifunktionssystems werden Dokumente automatisch in das gewünschte Format konvertiert und in einem vordefinierten Zielordner abgelegt. Der leistungsfähige Einzug mit Dual-Scan-Funktion der UTAX DIN-A3-Farb-MFP sorgt darüber hinaus dafür, dass Dokumente schnell und vollständig erfasst werden.

UTAX-Lösung ermöglicht höchste Sicherheit und moderne Arbeitsweisen

Für Carsten Kühlich erfüllt die Hardware in Kombination mit den beiden Software-Lösungen in drei Punkten seine hohen Anforderungen an Sicherheit und modernes Arbeiten:

  1. Verlässlichkeit: Der Scanvorgang erfolgt präzise und kontrolliert. „Wenn ich zum Beispiel eine siebenseitige Urkunde scanne, will ich sicher sein, dass nicht aus Versehen nur sechs Seiten eingezogen werden, weil etwas nicht erfasst wurde. Die UTAX-Lösung arbeitet stets kontrolliert und tut auch bei hoher Auslastung immer das, was sie soll.“
  2. Hohe Sicherheit und automatisierte Workflows: Für den Notar muss sichergestellt sein, dass nur autorisierte Personen bestimmte Scanaufgaben übernehmen. Durch die Authentifizierung am System ist dies gewährleistet. „Der Zugang zu unserem eigenen Ordner im Elektronischen Urkundensystem der Bundesnotarkammer ist zum Beispiel an meine persönliche Authentifizierungskarte gekoppelt. Nur wenn ich mich mit meiner Karte am System anmelde, können Urkunden im zentralen bundesweiten Verzeichnis ablegt werden.“ Dabei entschied der Rechtsanwalt sich bewusst für eine Chipkarte, die er sicherer finde als eine PIN. „Durch den Chip habe ich die beste Zugriffskontrolle und Zuordnung der Verantwortlichkeit zu einzelnen Vorgängen“, so Kühlich. UTAX-Fachhändler Peter Jankowski hat den USB-Kartenleser am UTAX DIN-A3-Farb-MFP 4007ci und UTAX DIN-A3 Farb-MFP 3508ci ergänzt und die mitgelieferten RFID Karten einmalig einem User am System zugeordnet. Mit der Anmeldung der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ruft das System beim Betätigen des Scan-Buttons automatisch den passenden Ordner auf, in den Dokumente jeweils abgelegt werden sollen.
  3. Datenschutzkonformität: „Sensible Dokumente dürfen nicht einfach offen in der Ablage des Multifunktionssystems liegen.“ Das ist Carsten Kühlich ebenfalls wichtig. „Ein MFP steht im Flur und wir haben auch Kundenverkehr, so dass Besucherinnen und Besucher potentiell Zugang zu Ausdrucken haben. Dadurch, dass erst nach der Anmeldung des Auftraggebers vor Ort am System ein Ausdruck erfolgt, ist auch dieses Problem gelöst.“

Kosteneffiziente Lösung überzeugt und wird ausgeweitet

Dass sich die Software-Lösungen auf ein zweites Multifunktionssystem der Büro-Gemeinschaft ausweiten ließen, in der Carsten Kühlich mit einem Rechtsanwaltskollegen arbeitet, hatte zusätzlich überzeugt. Auch dieses ist inzwischen durch ein UTAX-System ersetzt worden. Dabei war es wichtig, dass aufgrund der Sicherheitsanforderungen beide Kanzlei-Partner unabhängig voneinander in zwei separaten Netzwerken arbeiten können. Neben der erhöhten Sicherheit freut Notar Kühlich sich über einen weiteren Vorteil, den die neuen Lösungen mit sich bringen: „Ich kann Scan- und Kopiervorgänge einzelnen Mandaten zuordnen und exakt abrechnen. Damit gewinne ich an Kostenkontrolle und kann die anfallenden Gebühren nach den gesetzlichen Bestimmungen zielsicher zuordnen.“

UTAX-Partnerschaft ermöglicht auch Fachhändlern ohne Software-Erfahrung, digitale Lösungen für das Elektronische Urkundenverzeichnis zu vertreiben

Insgesamt wird Carsten Kühlich mit der optimierten Büro-Infrastruktur künftig seinem Anspruch gerecht, zu den Vorreitern bei der Digitalisierung zu gehören. Auch für den Vertriebspartner war es eine gelungene Premiere, denn bislang hatte sich Fais im Wesentlichen auf den Hardware-Vertrieb konzentriert und mit diesem Projekt erstmals eine spezifische Lösung aus Hard- und Software umgesetzt. Peter Jankowski zieht ein positives Fazit: „Die Zusammenarbeit mit den Consulting and Solution Experten von UTAX ging Hand in Hand. Gemeinsam ist es uns gelungen, einem langjährigen Kunden für eine sehr komplexe und branchenspezifische Digitalisierungsaufgabe eine passgenaue Lösung anzubieten.“

​​​​​​​Ganz in diesem Sinne resümiert auch David Lühr von UTAX das Projekt: „Die Lösung für Notar Kühlich ist ein Bilderbuchbeispiel, wie erfolgreiche Digitalisierung im Mittelstand gelingen kann. Zeitgemäße Digitalisierungslösungen brauchen Hard- und Software aus einer Hand. Wir verstehen uns als verlässlicher Partner unserer Fachhändler, um diese dabei zu unterstützen, ihren Kunden eben dieses moderne Angebot zu machen. Ebenso können Fachhändler ihren Kunden helfen, bestmöglich von der Digitalisierung zu profitieren.“

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