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Kurs Richtung E-Akte: Landratsamt Haßberge und der UTAX-Vertriebspartner Meier Copiersysteme

„Wir haben schon vor zehn Jahren angefangen, ein Dokumentenmanagementsystem aufzubauen. 70 Prozent aller Stellen sind daran angebunden. Bis Ende 2022 muss die E-Akte in unserer Behörde möglich sein“, sagt Andreas Hoh, Arbeitsgruppenleiter IT-Office im Landratsamt Haßberge.

Auf einen Blick

  • 75 Systeme an 7 Standorten verteilt über die Stadt Haßfurt und den Landkreis Haßberge installieren.
  • Abrechnung für Kostenstellen nach Sachgebieten optimieren.
  • Sicheres Drucken für sensible Daten in Zonen mit viel Publikumsverkehr.
  • Digitalisierung Richtung E-Akte vorantreiben.
  • Supply-Management automatisieren.
  • Besondere Anforderung in den Zulassungsstellen: Schachtansteuerung für unterschiedliche Formate bequem über die Software steuern.

Die Herausforderung

Regen Publikumsverkehr und dadurch hohe Anforderungen an Sicheres Drucken, eine komplexe Abrechnung der Druck- und Kopieraktivitäten nach Sachgebieten und ein Supply-Management für mehrere Standorte: Das waren die wichtigsten Herausforderungen für die Erneuerung der Output-Landschaft im Landratsamt Haßberge. 75 Systeme verteilt über sieben Standorte wurden installiert.

Als Verwaltungszentrum des Landkreises ist das Landratsamt Haßberge erster Anlaufpunkt für die rund 85.000 Einwohner, der in Unterfranken/Bayern gelegenen Region. Von A wie Ausbildungsförderung bis Z wie Zulassung erhalten die Bürgerinnen und Bürger am Hauptsitz in der Kreisstadt Haßfurt sowie an mehreren Außenstellen alle erforderlichen Verwaltungsservices. Damit das reibungslos funktioniert, sind die Fachleute auf ein verlässliches Dokumentenmanagement angewiesen. Als es um die Erneuerung der Outputlandschaft ging, hat Andreas Hoh, Arbeitsgruppenleiter IT-Office im Landratsamt Haßberge, deshalb schon bei der Probestellung genau hingeschaut.

Überzeugende Probestellung

Zwei Anbieter, darunter auch der UTAX-Vertriebspartner Meier Copiersysteme aus Veitshöchheim, wurden zu einer Probestellung eingeladen. Für rund zehn Tage standen jeweils drei Systeme unterschiedlicher Klassen – DIN-A4- und DIN-A3-MFP sowie ein Drucker – im Januar 2019 zum Alltagstest zur Verfügung. „Meier Copiersysteme hat uns einfach überzeugt“, so Andreas Hoh. „Gleich nach der Installation ab 15 Uhr konnte ich problemlos drucken, scannen, faxen und über Follow Me-Print meine Aufträge abwickeln.“ Als positiv empfunden wurde auch, dass die Kolleginnen und Kollegen im Landratsamt durch eine Service-Mitarbeiterin von Meier Copiersysteme noch am ersten Tag eine persönliche Einweisung an den Systemen erhielten. „So waren die neuen technischen Möglichkeiten klar und konnten sofort ausprobiert werden. Auf die Software-Akzeptanz legen wir viel Wert.“ Die für die Auswertung der Probestellung durchgeführte Abfrage bei den Nutzern fiel dann entsprechend positiv aus.

Umgesetzt hat das Projekt Matthias Hofmann. Der Gebietsverkaufsleiter von Meier Copiersysteme erzählt: „Wir beraten eine Reihe von öffentlichen Auftraggebern und bringen entsprechendes Knowhow für die besonderen Anforderungen mit.“ Überzeugt hätten im Landratsamt Haßberge vor allem die Schnelligkeit der Software und die Möglichkeiten für Administratoren, die Nutzung der Systeme effizient und bequem über Kostenstellen abzurechnen.  

Abrechnung optimiert

Die Abrechnung der Kosten für die Druck- und Kopieraktivitäten im Landratsamt Haßberge erfolgt nach Sachgebieten. Bisher mussten mit großem zeitlichen Aufwand händisch die vorhandenen Daten für jede einzelne Kostenstelle sortiert, zusammengeführt und hochgerechnet werden. „Was es nicht einfacher macht, ist die Tatsache, dass einige Mitarbeiter in unterschiedlichen Sachgebieten tätig sind und sich morgens zum Beispiel am MFP in der Finanzverwaltung einloggen und nachmittags bei den Kollegen in der Abteilung Kreisrechnungsprüfung.“ Mit aQrate konnte der Abrechnungsvorgang jetzt automatisiert werden. Die Print-Management-Software, die auf allen UTAX-MFP und -Druckern im Landratsamt Haßberge und seinen Außenstellen installiert ist, liefert Daten für die verbrauchten Seitenanzahlen gleich pro Kostenstelle beziehungsweise Sachgebiet übersichtlich aufbereitet. Ein Überblick über die Aktivitäten quartalsweise und schließlich die jährliche Auswertung ist durch diese Art des Reportings deutlich vereinfacht und zeitsparender möglich.

Sicheres Drucken

aQrate sorgt auch dafür, Dokumentenprozesse sicherer zu machen. Druckaufträge und die damit verbundenen Daten bleiben solange verschlüsselt, bis der Nutzer sich am Ausgabesystem authentifiziert und den Druckvorgang auslöst. „Für uns als Behörde steht Sicheres Drucken im Fokus. Wir haben viel Publikumsverkehr und teilweise stehen Multifunktionssysteme im Flur. Da können sensible Dokumente nicht einfach im Ausgabeschacht liegen“, betont Andreas Hoh. Alle Mitarbeitenden aktivieren ihre Ausdrucke mit einer Authentifizierung am System direkt. Das funktioniert auf zwei Wegen: durch eine geheime PIN oder per RFID-Chip im Transponder, der auch Zeiterfassung und Zutrittskontrolle steuert.

Digitaler Bürgerservice

Dass alle Outputsysteme mit einer Software ausgestattet sind, war dem Arbeitsgruppenleiter IT-Office wichtig. Digitalisierung ist für das Landratsamt längst ein wichtiges Thema. „Wir haben schon vor zehn Jahren angefangen, ein Dokumentenmanagementsystem aufzubauen. 70 Prozent aller Stellen sind daran angebunden. Bis Ende 2022 soll die E-Akte in unserer Behörde möglich sein“, sagt Andreas Hoh. Viele Dienstleistungen für den Bürger sollen dann in elektronischer Form zur Verfügung stehen. Als einen der nächsten Schritte, plant das Landratsamt Haßberge einen Workflow einzurichten, mit dem ankommende Briefe gescannt und über einen Code automatisch an elektronische Postfächer der einzelnen Sachgebiete verteilt werden. Mit der neuen Outputlandschaft ist das möglich.

Supplies-Management automatisiert

Weniger digital, dafür mehr im analogen Arbeitsalltag angesiedelt, ist die Frage des Supplies-Managements. Für die 75 Systeme an sieben Standorten im Landratsamt Haßberge sollte ein kompletter Service für die Versorgung mit Verbrauchsmaterialien realisiert werden. „Es ging darum, das Team im IT-Office von der zeitraubenden Aufgabe des Materialverteilens zu entlasten. Im Projekt eingeschlossen ist, dass wir den Toner für jedes System direkt Just-in-time dorthin liefern, wo er gebraucht wird“, sagt Matthias Hofmann.

Besondere Anforderung für die Zulassungsstellen

Bei den Zulassungsstellen in Ebern und Hofheim im Landkreis Haßberge muss alles einwandfrei klappen, denn hier herrscht ein besonders reger Kundenverkehr. Händler gehen ein und aus und Autofahrer, die sich extra für den Behördengang frei genommen haben. „Wenn dann die Outputsysteme nicht funktionieren, ist das kritisch“, sagt Andreas Hoh. Für die Zulassung eines Fahrzeuges sind Papiere unterschiedlicher Formate zu drucken. „Mit den neuen Systemen ist es jetzt viel einfacher, die bis zu vier Schächte aus dem Programm direkt anzusteuern. Das liegt maßgeblich daran, dass es UTAX gelungen ist, die dafür notwendigen komplexen Steuerzeichen in simple Befehle zu übersetzen.“ Inzwischen ist die neue Hardware rund ein Jahr lang im Einsatz und hat sich als äußerst zuverlässig erwiesen. Dass die Systeme deutlich schneller sind und auch die kleineren DIN-A-4-Drucker mit drei Ausgabeschächten ausgestattet werden können, wird als besonders positiv bewertet.

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