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Administrierbare Lösungen, die in die Zukunft gedacht sind

Referenzen, UTAX

Wir brauchen Lösungen, die administrierbar sind und in die Zukunft gedacht. Nur auf dieser Grundlage können wir den Output-Park aufstocken und weiterentwickeln, wenn erforderlich“, sagt Yenal Üresin, Teamleiter IT System‑ und Netzwerkadministrator der Fürst Gruppe.

Die Herausforderung: Insgesamt 60 Multifunktionssysteme an mehreren Firmen-standorten austauschen und dabei unter Einbeziehung der User ein Paper-Outputkonzept umsetzen, das bei Bedarf weiterentwickelt werden kann – Die Fürst Gruppe will die Kosten im Blick behalten und gleichzeitig in die Zukunft denken.

Die Fürst Gruppe weiß, wie Dienstleistung funktioniert. Das 1906 von Moritz Fürst gegründete Unternehmen bietet seit über 110 Jahren Rund-um-Services in den Geschäftsfeldern Sauberkeit, Sicherheit, Personal und Outsourcing an. Im Hauptsitz Nürnberg sowie in den 13 Niederlassungen in Bayern, Baden-Württemberg, Nordrhein-Westfalen und Sachsen sind rund 4.300 Mitarbeiter beschäftigt.

Als vor gut zwei Jahren der Vertrag für die Outputlandschaft auslief, schrieb die Fürst Gruppe das Paket aus. Yenal Üresin, Teamleiter IT System‑ und Netzwerkadministrator, steuerte den Prozess. „Mit unserem bisherigen Dienstleister, der Saueracker GmbH & Co. KG, waren wir sehr zufrieden. Jetzt ging es darum zu schauen, ob die Zusammenarbeit erfolgreich fortgesetzt werden kann.“ Vier Mitbewerber waren im Rennen um das Projekt, bei dem 60 Multifunktionssysteme und Drucker erneuert und ein Paper-Outputkonzept realisiert werden sollten. Schließlich hatte der vertraute Partner das beste Angebot. „Es ist wichtig die Kosten im Blick zu haben. Das war natürlich ein Entscheidungskriterium. Ausschlaggebend ist aber, dass wir administrierbare Lösungen bekommen, die in die Zukunft gedacht sind“, begründet Üresin den Zuschlag. „Falls wir die Systemlandschaft aufstocken und weiterentwickeln wollen, ist das mit dem Konzept von Saueracker möglich.“

Zwei Punkte gaben den Ausschlag: Die Software aQrate, die verschiedene Optionen wie Follow-Me-Printing und daraus resultierende Steuerungsfunktionen mitbringt sowie eine einheitliche Systemlandschaft über verschiedene Modelltypen und -größen. „Die Produkte von UTAX konnten diese Anforderungen am besten abbilden. Deshalb haben wir jetzt zu diesem Hersteller gewechselt.“

Der Entscheidungsprozess lief in mehreren Schritten. Step 1 war ein Besuch im MPS-Park bei Saueracker. Markus Zwingel, Chief Digital Officer bei Fürst, sah sich gemeinsam mit seinem IT-Experten mögliche Software-Lösungen direkt beim UTAX-Vertriebspartner an. Kunden können Multifunktionssysteme, die mit entsprechender Software ausgestattet sind, dort im MPS-Park in Aktion erleben und Funktionsweisen live ausprobieren. Das ist viel anschaulicher, als auf dem Papier. Step 2 war eine Probestellung von Multifunktionssystemen in der Vertriebs- und Marketingabteilung von Fürst. Bis zu 15 Mitarbeiter nutzten das System über einen Monat hinweg und setzten sich mit den Möglichkeiten auseinander. „Das war uns ganz wichtig. Die künftigen Anwender, die Kollegen, sollten in den Entscheidungsprozess involviert werden. Sie sind es schließlich, die im Arbeitsalltag mit den Systemen umgehen. So wächst auch die Bereitschaft, sich auf neue Abläufe einzulassen und davon zu profitieren“, betont Üresin.

Die Multifunktionssysteme und Laserdrucker stehen bei Fürst in einer klassischen Büroumgebung hauptsächlich in der Hauptverwaltung in Nürnberg. „Die neue einheitliche Struktur erlaubt es uns, in zwei Richtungen zu optimieren: Wir können Regeln festlegen, die für die gesamte Systemlandschaft gelten, aber auch Nutzungsmuster definieren, die individuell auf die Mitarbeiter zugeschnitten sind.“ So gilt inzwischen abteilungsübergreifend die in der Software hinterlegte Druckrichtlinie, dass alle Ausdrucke von E-Mails grundsätzlich in schwarz-weiß erfolgen. „Jetzt passiert es auch nicht mehr, dass E-Mails mit dem grünen Schriftzug ‚Denkt an die Bäume, druckt weniger‘ auch noch in Farbe aus dem MFP kommen.“

Jedes System erkennt jeden Anwender

Den entscheidenden Fortschritt der modernisierten Systemlandschaft für den Arbeitsalltag hat die Authentifizierungssoftware aQrate bewirkt. Sie ermöglicht ein Follow-Me-Printing, das heißt jeder Anwender schickt seinen Druckjob am PC los, aktiviert diesen aber erst am Outputsystem seiner Wahl, indem er sich dort anmeldet. Dies bringt mehrere Vorteile mit sich.

Maßgeblich ist der positive Effekt für das sichere Drucken. Es unter stützt das Security-Konzept, wenn Dokumente mit sensiblen Informationen – anstatt offen am Drucker auf dem Büroflur zu liegen – erst ausgedruckt werden, wenn der Absender dies am System per Authentifizierung anweist.

Zum anderen werden Fehldrucke drastisch reduziert. „Wem ist das nicht schon passiert: Man braucht eine Seite aus einem 5.000 Seiten starken pdf-Dokument und geht einfach auf ‚drucken‘. Das ist bei uns jetzt kein Problem mehr“, erläutert Yenal Üresin und ergänzt aus eigener Erfahrung: „Wenn ich einen Fehldruck am PC losschicke, dann sende ich gleich den richtigen hinterher und storniere am MFP den falschen.“

Da die Druckkosten-Zuordnung pro Abteilung erfolgt, gab es früher teilweise Irritationen, wenn Kollegen Multifunktionssysteme und Drucker anderer Abteilungen nutzten. „Das ist jetzt vorbei. Denn, egal welches System im Haus ein Mitarbeiter nutzt, nach der Authentifizierung werden die Kosten für Druck und Kopie passend zum Anwender automatisch der entsprechenden Abteilung zugeordnet“, betont der IT-Verantwortliche und ergänzt: „Das System zeigt dem Nutzer sogar jeweils an, welche Kosten sein Auftrag verursachen wird.“ 

Ähnlich wie die Kosten-Zuordnung wandert auch die in den einzelnen Abteilungen bevorzugte Funktionsauswahl der Systeme mit den jeweiligen Mitarbeitern. Dies wird durch die Anpassungsfähigkeit der Menüs möglich. Hier können spezifische Funktionen prominent hinterlegt oder durch einen individuellen Button hervorgehoben werden. Yenal Üresin veranschaulicht dies so: „Wenn eine Kollegin aus der Finanzbuchhaltung sich per Chip an einem System registriert, sieht sie auf der Bedieneroberfläche die Duplexfunktion stärker hervorgehoben als den Farbdruck, denn das entspricht ihrem Nutzerverhalten. Das System weiß quasi, was der Anwender braucht.“

Intelligente Hardware

Nur durch eine intelligente Hardware, können die Vorteile der Software-Lösungen greifen. Die Fürst Gruppe hat sich für unterschiedliche UTAX-Modelle, Multifunktionssysteme und Laserdrucker diverser Geschwindigkeiten in schwarz-weiß und Farbe entschieden, weil UTAX über verschiedene Modelltypen und -größen eine einheitliche Systemlandschaft abbilden kann. Das vereinfacht die Handhabung der Outputgeräte sowohl für die Anwender als auch die Administratoren. „Wir haben zum Beispiel viele UTAX DIN-A3-Farb-MFP 2506ci im Unternehmen“, sagt Üresin. Das Multifunktionssystem gehört zu einer neuen Generation mittelvolumiger DIN-A3-MFP, mit der UTAX in vielerlei Hinsicht neue Standards gesetzt hat: Qualitätssprung durch innovativen Toner, der eine echte Druckauflösung von 1.200 dpi bei voller Druckgeschwindigkeit leistet, großes Touch Panel, das per Wischtechnik intuitiv bedient werden kann und HyPAS-Funktionalität, die es erlaubt Apps zu installieren für Workflows wie Scannen an eine E-Mail-Adresse und für den direkten Zugriff auf MFP von Smartphones oder Tablets aus. Mit einer Scanerweiterung ist es zudem möglich, über die OCR-Erkennung durchsuchbare PDF-Dateien zu erstellen. „Scannen wird von den Kollegen viel genutzt, zum Beispiel um von Kunden gelieferte Tabellen zu erfassen. Die erscheinen dann gleich als fertige Excell-Tabellen oder durchsuchbare pdf. Praktisch ist dies auch für Briefe, Texte, Angebote oder Rechnungen, die beim Scanprozess gleich umgewandelt, von den Nutzern in Ordner abgelegt und jederzeit im Windows Explorer per Stichwort gesucht und wiedergefunden werden können.“

Perspektive Workflow und mobiles Drucken

Perspektivisch will die Fürst Gruppe weitere Potentiale der Multifunktionssysteme ausschöpfen und zum Beispiel Workflows installieren, die Dokumenten schon im Scanprozess Informationen für eine vereinfachte Ablage mitgeben. Zeitnah soll mobiles Drucken über Smartphones und Tablets möglich sein, indem die MFP im Haus die E-Mail-Adresse des Absenders erkennen, seine Einstellungen übernehmen und über seine Kostenstelle abrechnen.

Fleetmanagement über UTAX smart

Über das UTAX smart-Fleetmanagement können der hauseigene Administrator sowie Fachhändler Saueracker die Systemlandschaft zentral steuern. „UTAX smart ist neu für uns und eine optimale Lösung. Unser Lieferant und wir können alle Informationen zu jedem Outputsystem abrufen. Die Tonerbestellung läuft automatisch“, lobt Üresin und freut sich auch über die Möglichkeit, dass Störungen direkt per Button am MFP gemeldet werden können. „Unser Vertragspartner erhält dann direkt alle Informationen, wie Seriennummer und Art des Problems, um schnell und gezielt reagieren zu können.“


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