UTAX Cloud Information Manager – Datenschutzhinweis
Die TA Triumph-Adler GmbH („TA“, „wir“ oder „uns“) mit Sitz im Südwestpark 23, 90449 Nürnberg, Deutschland, hat diese Datenschutzerklärung („Erklärung“) herausgegeben, um Sie, den Nutzer von TA/UTAX Cloud Information Manager („TA/UTAX CIM“), über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren, wenn Ihre Organisation ein Benutzerkonto für Sie einrichtet und wenn Sie TA/UTAX CIM auf Ihr Endgerät herunterladen und nutzen.
Einführung
TA/UTAX CIM ist ein Cloud-basiertes System für das Dokumentenmanagement, das es Organisationen ermöglicht, Dokumente zu speichern und mithilfe der Indexierungs- und verbesserten Suchfunktionen von TA/UTAX CIM leicht wiederzufinden. Organisationen können ihre hochgeladenen Dokumente klassifizieren und die richtigen Attribute für die Indexierung zuweisen. Organisationen können diese Dokumente dann leicht durchsuchen und abrufen, indem sie einen Text eingeben, der sich entweder auf einen Teil des Dokumentinhalts oder auf die Metadaten des Dokuments bezieht.
Die Organisation, die TA/UTAX CIM verwendet, gilt als Datenverantwortlicher im Sinne der DSGVO und ist als solcher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. TA/UTAX stellt TA/UTAX CIM als Datenverarbeiter zur Verfügung und verarbeitet personenbezogene Daten entsprechend unseren Datenverarbeitungsbedingungen, die Sie hier finden.
A. Verwaltung von Nutzerkonten. TA/UTAX verarbeitet den Vor- und Nachnamen, den Nutzernamen und die E-Mail-Adressen eines Nutzers, die wir entweder direkt von Ihnen oder indirekt von einem TA/UTAX Kunden (wahrscheinlich Ihrem Arbeitgeber oder Ihrer Organisation) erhalten haben, damit wir ein Nutzerkonto für Sie einrichten und verwalten können.
B. Bereitstellung von TA/UTAX CIM. Um dem Nutzer die vereinbarte Nutzung von TA/UTAX CIM zu ermöglichen, verarbeitet TA/UTAX Metadaten zu den Dateien wie Dateinamen, Dokumentenklassifizierung, Anzeigeverlauf, Protokolldateien und den Inhalt der jeweiligen Dateien.
C. Fernwartung. Ein TA/UTAX Servicetechniker kann auf Ihre persönlichen Daten zugreifen, die im Konto des lokalen Administrators verarbeitet werden, um Fehler zu beheben oder Probleme zu lösen.
D. Hosting. TA/UTAX nutzt Google Cloud Platform, Belgien, als Anbieter von Cloud-Speicher.
TA verarbeitet personenbezogene Daten zu den oben genannten Zwecken, um seine vertraglichen Rechte und Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber seinen Kunden zu erfüllen. Soweit Sie als betroffene Person nicht Partei des Vertrags zwischen TA und seinen Kunden sind, verarbeitet TA Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage seiner berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, während die vertraglichen Verpflichtungen von TA zur Erbringung von TA/UTAX CIM-bezogenen Dienstleistungen seine berechtigten Interessen darstellen.
Wir haben eine sorgfältige Abwägung zwischen Ihren Grundrechten und Freiheiten und unseren legitimen Geschäftsinteressen vorgenommen und überwachen das Gleichgewicht kontinuierlich. Sollten Sie jedoch Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen wollen, lesen Sie bitte den Abschnitt „Ihre Rechte“ weiter unten. Da die Verarbeitung personenbezogener Daten für TA erforderlich ist, um TA/UTAX CIM bereitzustellen, beachten Sie bitte, dass Ihr Widerspruch gegen die Verarbeitung dazu führt, dass Sie TA/UTAX CIM nicht mehr nutzen können. Bitte beachten Sie, dass in Fällen, in denen TA personenbezogene Daten als Datenverarbeiter im Auftrag seiner Kunden verarbeitet, die Kunden als Datenverantwortliche gelten und als solche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich sind.
Ihre persönlichen Daten werden nur an folgende Stellen weitergegeben:
- Google Cloud Japan G.K. für Hostingdienste in Belgien
- KYOCERA Document Solutions Development America, Inc. (CA, USA) für Fernwartungsdienste nur in Notfällen
- KYOCERA Document Solutions, Inc. in Japan für Fernwartungsdienste
- KYOCERA Document Solutions Europe B.V., Niederlassung Deutschland, für Fernwartungsdienste
- Soweit wir aufgrund von Gesetzen, Verordnungen oder Gerichtsbeschlüssen verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen, müssen wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise entsprechend diesen Gesetzen, Verordnungen oder Gerichtsbeschlüssen weitergeben.
Für den Fall, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an einen Dienstleister weitergeben (siehe oben: An wen wen geben wir Ihre persönlichen Daten weiter?), der seinen Sitz in einem Land hat, das nach Ansicht der Europäischen Kommission kein angemessenes Schutzniveau durch innerstaatliches Recht bietet, haben wir dieses angemessene Schutzniveau dadurch sichergestellt, dass wir mit diesem Konzernunternehmen oder Dritten durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln, wie sie von der Europäischen Kommission angenommen wurden, zusätzliche angemessene Garantien vereinbart haben. Eine Liste der Länder, die nach Ansicht der Europäischen Kommission ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet haben, finden Sie hier. Sie können eine Kopie der Standardvertragsklauseln anfordern, indem Sie uns eine E-Mail schicken, in der Sie die Gründe für Ihre Anfrage darlegen.
Alternativ können wir Sie auch um Ihre ausdrückliche Zustimmung zu der vorgeschlagenen Übermittlung bitten.
Sofern möglich, haben wir spezifische Aufbewahrungsfristen für Ihre persönlichen Daten festgelegt. Diese spezifischen Aufbewahrungsfristen sind unten angegeben oder wir teilen sie Ihnen bei oder vor Beginn der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit. Wenn es uns nicht möglich ist, feste Aufbewahrungsfristen zu verwenden, haben wir unten die Kriterien angegeben, die wir zur Bestimmung der Aufbewahrungsfristen nutzen.
Besondere Aufbewahrungsfristen Zweck (A) und (B).
Wir bewahren Ihre persönlichen Daten im Zusammenhang mit Ihrem Nutzerkonto so lange auf, wie Sie ein aktives Nutzerkonto bei uns haben. Wenn Sie Ihr Nutzerkonto nicht innerhalb von 7 Tagen nach Erstellung des Kontos aktivieren, werden wir es löschen. Außerdem löschen wir Ihr Nutzerkonto, wenn Ihre Organisation TA/UTAX CIM nicht mehr nutzt. Ihre persönlichen Daten können auch nach der Löschung Ihres Kontos gespeichert werden, wenn Ihre Organisation Ihre persönlichen Daten zur Kennzeichnung von Dokumenten verwendet.
Ihre Organisation bestimmt, wie lange sie die hochgeladenen Dateien im System speichert. Sobald das TA/UTAX CIM-Konto einer Organisation deaktiviert wird, werden alle Daten innerhalb von 24 Stunden gelöscht.
Zweck (C) Fernwartung.
Im Rahmen der Fernwartung und des Supports kann TA/UTAX Zugang zu personenbezogenen Daten haben. Personenbezogene Daten, die für Fernwartungsdienste verarbeitet werden, werden 7 Tage nach Beendigung der Dienste gelöscht.
Kriterien für die Bestimmung von Aufbewahrungsfristen
In allen anderen Fällen verwenden wir die folgenden Kriterien, um die anwendbare Aufbewahrungsfrist zu bestimmen:
- Die Bewertung Ihrer Grundrechte und Freiheiten
- Den/die Zweck/e für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht länger aufbewahren, als es für den Zweck bzw. die Zwecke, für die wir sie erhoben haben, erforderlich ist.
- Alle relevanten Branchenpraktiken oder Verhaltenskodizes zur Aufbewahrung personenbezogener Daten
- Die Höhe des Risikos und der Kosten, die mit der Speicherung Ihrer (korrekten und aktuellen) personenbezogenen Daten verbunden sind
- Ob wir eine gültige Rechtsgrundlage für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben
- Art, Umfang und Kontext der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und unsere Beziehung zu Ihnen
- Alle anderen relevanten Umstände, die zutreffen könnten
In jedem Fall bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen auf und überprüfen regelmäßig die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten.
Wir nehmen die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und unternehmen alle angemessenen Anstrengungen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch, Diebstahl, unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Änderung zu schützen.
Weitere Informationen zu IT-Sicherheitsmaßnahmen finden Sie im TA/UTAX CIM Sicherheits-Whitepaper.
Sie haben bestimmte gesetzliche Rechte, über die wir Sie informieren möchten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist notwendig, um die oben genannten Zwecke zu erreichen, damit TA seinen vertraglichen Verpflichtungen gegenüber seinen Kunden nachkommen kann. Wenn TA Ihre personenbezogenen Daten als Datenverarbeiter verarbeitet, ist TA verpflichtet, sich mit dem Datenverantwortlichen in Verbindung zu setzen, bevor Ihre Anfrage realisiert wird.
Zugriff. Sie haben das Recht, darüber informiert zu werden, ob wir Ihre persönlichen Informationen verarbeiten oder nicht, sowie auf entsprechende Informationen über diese Verarbeitung.
Korrektur. Sie haben das Recht, dass Ihre persönlichen Informationen von uns unverzüglich berichtigt oder ergänzt werden. Wenn Sie ein Konto bei uns eingerichtet haben, haben Sie die Möglichkeit, Ihre persönlichen Informationen selbst zu korrigieren oder zu ergänzen.
Recht auf Vergessenwerden. Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten ohne unnötige Verzögerung von uns löschen zu lassen. Dieses Recht ist auf bestimmte Gründe beschränkt, z. B. wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben oder wenn Sie Widerspruch einlegen und es keine zwingenden legitimen Gründe für uns gibt, die Verarbeitung aufrechtzuerhalten. Wenn Sie ein Konto bei uns haben, haben Sie die Möglichkeit, Ihre persönlichen Daten selbst zu löschen, wobei alle Ihre persönlichen Daten dauerhaft gelöscht werden. Um zu verhindern, dass das Nutzerkonto deaktiviert wird, müssen alternative Kontaktdaten angegeben werden.
Einschränkung der Verarbeitung. Sie haben das Recht, zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus bestimmten Gründen einschränken. Dabei geht es um (1) die Zeit, die wir benötigen, um die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihre Anfrage hin zu überprüfen, (2) dass Sie anstelle der Löschung einer unrechtmäßigen Verarbeitung eine Einschränkung der Nutzung beantragen, (3) dass Sie personenbezogene Daten für ein Gerichtsverfahren benötigen oder (4) dass wir überprüfen, ob unsere berechtigten Gründe Ihren Widerspruch gegen die Verarbeitung überwiegen.
Widerspruchsrecht. Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widersprechen, wenn diese Verarbeitung (1) auf unserem berechtigten Interesse beruht (einschließlich der Erstellung eines Profils von Ihnen auf der Grundlage Ihrer Zustimmung) oder (2) für Direktmarketingzwecke oder (3) für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde. Wir stellen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund Ihres Widerspruchs ein, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für ein Gerichtsverfahren benötigen.
Datenübertragbarkeit. Wir sind verpflichtet, Sie über Ihr Recht zu informieren, Ihre personenbezogenen Daten von uns zu erhalten, damit Sie diese personenbezogenen Daten an einen anderen Dienstanbieter übertragen können.
Rücknahme der Zustimmung. Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung zur Verfügung gestellt haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Sie können das tun, indem Sie sich von dem Dienst, den Sie abonniert haben, abmelden. Sie können das auch tun, indem Sie uns eine E-Mail an die unten angegebene E-Mail-Adresse für den Datenschutz senden. Wir werden dann Ihre personenbezogenen Daten dauerhaft aus unserer Datenbank entfernen.
Einreichen einer Beschwerde. Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Land Ihres Wohnsitzes, eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns einzureichen. Eine vollständige Liste der Aufsichtsbehörden finden Sie hier.
Bei TA stehen Ihnen Datenschutzexperten zur Verfügung, darunter auch ein Datenschutzbeauftragter, der Sie bei Ihren Fragen unterstützt. Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten oder eine Frage zu diesem Dokument haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an uns oder senden uns einen Brief an:
TA Triumph-Adler GmbH
z. Hd. Datenschutzbeauftragter
Haus 5
Deelbögenkamp 4c
22297 Hamburg
Deutschland
E-Mail: privacy@triumph-adler.net
Sollten wir dieses Dokument ändern, werden wir es auf unserer Website mit einem geänderten Veröffentlichungsdatum veröffentlichen und Sie ggf. über Ihr Benutzerkonto über das geänderte Dokument informieren.